Dinarpus Rembang Harapkan Kesadaran Pengarsipan di Masyarakat Meningkat

Rembang, Rembangnews.com – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Dinarpus) Kabupaten Rembang mengharapkan kesadaran mengenai pengarsipan di kalangan masyarakat bisa semakin meningkat.

Kepala Dinarpus Rembang, Achmad Sholchan mengatakan bahwa pihaknya mengundang pimpinan BUMD, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan perusahaan swasta dalam rapat koordinasi kali ini.

Tujuannya adalah mensosialisasikan Perda Kabupaten Rembang No. 07 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

“Kami berharap kesadaran pengarsipan di kalangan masyarakat semakin meningkat,” jelasnya.

Sementara itu, M. Bakhrun Efendi konsultan kearsipan yang menjadi pembicara mengatakan bahwa sering terjadi karyawan kebingungan mencari berkas karena tidak diarsipkan dengan baik.

“Kalau ada pemeriksaan, Inspektorat masuk ke satu instansi. Yang didatangi selinthutan, do wedi. Cari berkas, kadang dicari sedino rong dino ora ketemu, karena tidak diarsipkan dengan baik. Saat pemeriksa datang, baru bingung mencari,” jelasnya.

Lebih lanjut, ia mengatakan salah satu hal yang menjadi indikator pengarsipan telah dilakukan dengan baik adalah jika ketika petugas menanyakan berkas, dapat diberikan dengan cepat.

“Angger golek arsipe cepet, auditor wis seneng sik, hampir bisa dipastikan ora ono masalah. Nek angger ditakoni goleki dokumen ora ketemu, auditor mikire wis macem-macem. Mesti ora beres iki. Nah, jangan sampai baru butuh arsip, ketika ketanggor pas diperiksa,” jelasnya.

Selain itu, ada masa waktu arsip hingga suatu dokumen menjadi layak dimusnahkan.

“Ada umurnya pak,” jelasnya.

Lebih lanjut, ia memberikan contoh jangka waktu arsip dokumen, seperti sertifikat tanah, ijazah, BPKB kendaraan, surat izin usaha dan sejenisnya, hanya dekitar 2 %. Sedangkan yang lainnya akan dimusnahkan tergantung rentangnya.

“Ada yang disimpan selama 2 tahun, ada yang 5 tahun, ada yang 10 tahun. Tapi jangan memusnahkan sebelum umurnya berakhir,” beber Bakhrun.

Sedangkan mengenai cara menyimpan arsip agar tidak rusak, ia memberikan cara dengan memberi kapur barus 2 butir, setiap 6 bulan sekali.

“Untuk menjauhkan dari kecoa maupun rayap, cukup kapur barus 2 butir,” pungkasnya. (*)